Information
Vedtægter
Offentlig referenceversion af foreningens vedtægter.
Vedtægter
De Gyldne Nøgler / Les Clefs d’Or Denmark
Dansk Hotel-Portier Forening
CVR 53432018
Read the English reference version of the association statutes.
§ 1 – Navn og Hjemsted
Foreningens navn er De Gyldne Nøgler, Dansk Hotel-Portier Forening.
Foreningens hjemsted er Københavns Kommune.
Foreningen er tilsluttet Union Internationale des Concierges d’Hotels, Les Clefs d’Or (UICH)
§2 – Foreningens Formål
Foreningens formål er
1) at samle Concierge, receptionister, receptionistelever og andre Front Office ansatte i en fælles social og uddannende forening
2) at skabe et professionelt og personligt netværk for medlemmerne
3) at højne medlemmernes produktkendskab og servicestandarder indenfor deres virke
4) at samarbejde med kvalitetsbevidste aktører i og udenfor branchen
5) at skabe synergi mellem samarbejdspartnere og medlemmer
6) at opfylde kravene for medlemskab af og samarbejde med UICH.
§3 – Medlemskab
For at opnå medlemskab af foreningen skal ansøgere godkendes af den til enhver tid siddende bestyrelse. Bestyrelsen kan afslå ansøgninger uden grund. Medlemskabet er først gyldigt efter indbetaling af kontingent.
Foreningens medlemmer skal have en direkte tilknytning til hotelbranchen og opfylde de internationale krav for at være Internationalt medlem.
Medlemskaber er delt op på følgende kategorier:
1) Internationalt Medlem – Nøglebærer. Aktive medlemmer som har titel af Concierge og må bære UICH gyldne nøgler. Opfylder og følger UICH vedtægter § 4,1. Kan have nøglepost i foreningens bestyrelse.
2) Internationalt Medlem – Pensioneret. Tidligere UICH nøglebærer som er pensioneret – rettigheder følger UICH regler.
3) Social Affiliate – Lokalt medlem. Almindeligt, lokalt medlemskab med alle foreningens lokale fordele. Inkluderer fuldtidsansatte, deltidsansatte, elever og studerende. Kan være almindeligt medlem af foreningens bestyrelse. Kontingentbeløb indenfor gruppen kan differentieres, hvilket besluttes af generalforsamlingen.
4) Social Affiliate – Associeret medlem. Medlemsskab for personer, som tidligere har været Internationalt eller lokalt medlem men som ikke længere er ansat i hotelbranchen. Kan være almindeligt medlem af bestyrelsen.
5) Social Affiliate – Pensioneret. Pensionerede medlemmer kan være medlem af foreningen, med samme rettigheder som tidligere.
6) Æresmedlem. Lokalt og internationalt æresmedlemskab kan efter enighed i bestyrelsen tildeles en person som har gjort eller stadig gør noget specielt for foreningen. Æresmedlemskabet kan tilbagekaldes hvis personen misligholder forholdet til foreningen. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent. Internationalt æresmedlemskab skal godkendes af den internationale bestyrelse.
Titel af æresformand kan gives til en person som har været formand i foreningen, og som efterfølgende har været Past President i bestyrelsen. Titel af æresformand udnævnes på livstid, men kan tilbagekaldes ved en generalforsamling i tilfælde af misligholdelse af forholdet til foreningen.
7) Business Affiliate Firmaer med relevans for foreningen og dens medlemmer så som sponsorer og partnere. Disse medlemmer skal godkendes af den til enhver tid siddende bestyrelse. Kan ikke vælges til bestyrelsen. Sponsorat fornyes årligt, og priser, aftaler og indhold forhandles af foreningens bestyrelse.
8) Professional Affiliate – Person eller firma som er tilknyttet foreningen som partner, men ikke som sponsor. Har en interesse i at deltage i foreningen og dens virke og har en fælles interesse med foreningen som rådgiver og/eller samarbejdspartner. Skal godkendes af den til enhver tid siddende bestyrelse, kan ikke vælges til bestyrelsen. Kan deltage på samme vilkår som Social Affiliate. Har kun lokale rettigheder medmindre andet godkendes af UICH.
Medlemmer kan opnå Internationalt medlemskab og kan bære De Gyldne Nøgler hvis de opfylder kravene i UICH’s vedtægter, §4-1. Dette vurderes og afgøres af bestyrelsen alene.
Kontingent fastsættes på generalforsamlingen årligt, og opkræves én gang årligt. Kontingentet for de forskellige medlemskaber behøver ikke være samme beløb, og kontingent kan inden for kategorierne være forskellige. Medlemskab af foreningen går fra 1. januar til 31. december. Kontingenter fastsættes i danske kroner.
Kontingent opkræves hvert år i starten af første kvartal. Medlemmerne er ansvarlige for at kontingentet betales rettidigt.
Optagelse af nye medlemmer kan ske hele året, og kontingent betales til foreningen ved optagelse.
Udmeldelse af foreningen skal ske skrifteligt til foreningens sekretær eller kasserer, og ophører ved regnskabsårets afslutning.
Ved manglende indbetaling af kontingent opfattes dette som udmeldelse af foreningen.
Hvis medlemmer ikke længere opfylder krav for medlemskab kan bestyrelsen opsige eller ændre dette medlemskab med øjeblikkelig varsel. Det er medlemmernes ansvar og pligt skriftligt at melde flytning, værende sig privat eller hotel, eller ændring i arbejdsforhold, til foreningens kasserer eller sekretær.
§4 – Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år efter regnskabsårets afslutning, så vidt muligt inden UICH International kongres, dog senest 31. marts.
Ordinær generalforsamling skal indkaldes med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden og årsregnskab pr brev eller elektronisk post til alle medlemmer.
Alle kontingentbetalende medlemmer af foreningen har én stemme pr medlemskab, ved fremmøde til foreningens generalforsamling. Æresmedlemmer og Business Affliate medlemmer kan ikke stemme ved generalforsamlinger. Nøglebærer kan stemme ved fuldmagt, øvrige stemmeberettigede medlemmer kan kun stemme ved fremmøde til generalforsamlingen. Andre medlemmer end Internationale Nøglebærer har kun stemmeret om foreningens lokale/nationale anliggender.
Dagsorden for ordinær generalforsamling skal minimum indeholde følgende punkter:
a) Valg af dirigent og referent
b) Formandens beretning
c) Aflæggelse af årsregnskab
d) Behandling af indkomne forslag
e) Fastsættelse af kontingent og godkendelse af budget
f) Valg af bestyrelsesmedlemmer på valg
g) Valg af revisor
h) Eventuelt
Foreningen har to revisorer. Disse generalforsamlingsvalgte revisorer vælges for en periode på 2 år, og vælges i forskudte år. En revisor kan være medlem af foreningen, men kan ikke være medlem af bestyrelsen. I tilfælde hvor bestyrelsen ser det nødvendigt, kan revisorer indkaldes til at deltage i bestyrelsesmøder. Revisorer har ikke stemmeret ved eventuel deltagelse i bestyrelsesmøder, men har som almindelige medlemmer stemmeret ved generalforsamling.
Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en to-årig periode. Der er ingen begrænsninger på antal gange formanden eller et bestyrelsesmedlem kan opstille til genvalg.
Formanden vælges i ulige år. Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen inden udløb af sin periode kan samme plads i bestyrelsen erstattes ved generalforsamling, hvor valgperioden vil være et år. Bestyrelsen er ikke forpligtet til mellem generalforsamlinger at erstatte et bestyrelsesmedlem som fratræder, med mindre §6 ikke overholdes.
Indkomne forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest syv dage før afholdelse af generalforsamlingen, og skal tilfalde bestyrelsen skriftligt pr brev eller elektronisk post.
Efter generalforsamlingen, holder bestyrelsen et konstituerende møde for at organisere sit arbejde herunder fordele poster og opgaver imellem sig.
§ 5 – Ekstraordinær Generalforsamling
En ekstra ordinær generalforsamling kan afholdes, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt, eller hvis 1/3 af medlemmerne ved skriftlig begrundet anmodning til formanden kræver en ekstraordinær generalforsamling. I begge tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet formanden til kende.
Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er to uger.
Indkomne forslag til den ekstraordinære generalforsamling skal være bestyrelsen i hænde senest syv dage før afholdelse af generalforsamlingen, og skal tilfalde bestyrelsen skriftligt pr brev eller elektronisk post.
§ 6 – Foreningens Daglige Ledelse
Foreningens daglige ledelse udgøres af bestyrelsen, der foruden formanden består af minimum 3 medlemmer og maksimalt 8 medlemmer.
Bestyrelsen skal som minimum bestå af en formand, en kasserer og en sekretær.
Ved valg af ny formand, kan den afgående formand vælges som Past President, der derefter sidder som medlem af bestyrelsen i en to-årig periode. Past President kan ikke genopstille til anden periode. For at kunne vælges til Past President skal personen have minimum 4 års ancinitet som foreningens formand.
Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en to-årig periode. Der er ingen begrænsninger på antal gange formanden eller et bestyrelsesmedlem kan opstille til genvalg. Bestyrelsesmedlemmer kan varetage op til to poster på samme tid, dog ikke formanden.
Generalforsamlingen vælger en formand, bestyrelsesmedlemmer samt revisorer. Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en kasserer og en sekretær, samt vælger arbejdsområder til øvrige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsgang og kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper, samt søge konsultation efter behov.
Formand, kasserer og sekretær er nøgleposter i bestyrelsen, og kan kun besættes af Internationale medlemmer (Nøglebærer).
Kun Internationale medlemmer (Nøglebærer) og Social Affiliate medlemmer kan vælges til bestyrelsen.
Møder afholdes så ofte formanden finder det nødvendigt, eller hvis to bestyrelsesmedlemmer forlanger det.
Sekretæren udarbejder og udsender referat af alle møder til bestyrelsen og eventuelle suppleanter.
Alle bestyrelsesmedlemmer har én stemme. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Formanden har ikke veto-ret over bestyrelsens beslutninger. Bestyrelsen kan ikke stemme ved fuldmagt.
Afstemninger i bestyrelsen føres til referat af foreningens sekretær.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 medlemmer af bestyrelsen er til stede.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal være kontingentbetalende medlemmer af foreningen.
Formanden er foreningens repræsentant i internationale sammenhæng overfor UICH.
Ved UICH kongres og Sektionsmøder ydes passende rejsegodtgørelse til formanden, eller dennes stedfortræder, samt til Past President og/eller et Nøglebærende bestyresesmedlem. Beløbet for denne godtgørelse godkendes af bestyrelsen årligt og fremlægges generalforsamlingen i budgettet. Øvrige bidrag og godtgørelser behandles af bestyrelsen.
§7 - Eksklusion fra foreningen
Et medlem kan med øjeblikkelig varsel opsiges (ekskluderes) og medlemskabet tilbagekaldes af bestyrelsen i tilfælde af misligholdelse af forholdet over for foreningen. Dette afgøres af bestyrelsen alene, og er gældende for alle typer medlemskaber og medlemmer. Opsigelse og ekslusion fra De Gyldne Nøgler gælder både og på samme tid foreningen i Danmark samt i forhold til UICH, og kan ikke omgøres i fremtiden.
§8 – Økonomi og regnskab
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for budget, økonomi og regnskab.
Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige overser foreningens medlemsregister.
Regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer.
§9 – Tegningsregler og hæftelse
Foreningen tegnes af formanden og ét bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen giver kassereren fuldmagt i foreningens pengeinstitut. Ved optagelse af lån tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
Bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de af bestyrelsen indgåede økonomiske forpligtelser.
§10 – Vedtægtsændringer
Vedtægterne kan kun ændres på en generalforsamling ved 2/3 flertal blandt foreningens medlemmer. Vedtægtsændringer skal fremgå af forud-udsendte dagsorden, og ændringer skal fremgå af indkaldelsen.
Er 2/3 af foreningens medlemmer ikke til stede, kan bestyrelsen indkalde til ny generalforsamling, der tidligst kan afholdes 2 uger senere. Der skal i indkaldelsen redegøres for forslaget. På den nye generalforsamling kan vedtægtsændringer vedtages af 2/3 af de repræsenterede stemmer.
§11 – Opløsning af foreningen
Foreningen kan opløses, hvis ¾ af foreningens medlemmer, på en med dette formål lovligt indkaldt generalforsamling, stemmer for dette, eller hvis 2/3 af de fremmødte medlemmer ved to på hinanden følgende generalforsamlinger stemmer for opløsning.
I tilfælde af foreningens opløsning skal alle udeståender betales, og resterende formue overgår til UICH med henblik på brug til foreningens uddannelsesformål.
Foreningen kan først betragtes som opløst, når et afviklingsregnskab er godkendt af foreningens revisore
Fremlagt Generalforsamling til afstemning
18. Marts 2024
Vedtaget ved ekstraordinær generalforsamling
12. Maj 2024
President Michelle Exarhos
Secretary Kevin Petersen